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Im Bereich “Wareneingänge” werden sämtliche Wareneingänge verwaltet und dokumentiert. Dabei können Wareneingänge sowohl mit Bezug zu einer Beschaffungsmaßnahme als auch unabhängig davon angelegt werden. Während der Erfassung werden Liefer-, Auftrags- und Positionsdaten dokumentiert sowie erforderliche Anhänge hinterlegt. Zusätzlich können bzw. müssen bestimmte Charakteristiken für einzelne Fachdienstausstattungen erfasst werden.

Übersicht aufrufen

Im Bereich “Wareneingänge“ werden alle im System angelegten Wareneingänge in einer Tabellenansicht angezeigt. Über Registerkarten werden die Inhalte vorgefiltert dargestellt. Ein neuer Wareneingang kann direkt aus dieser Übersicht über den blauen Button angelegt werden.

Für die Anlage eines Wareneingangs stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Über die Lieferübersicht: Hier werden Wareneingänge direkt mit Verlinkung zum Auftrag und zur Beschaffungsmaßnahme angelegt.

2. Über die Wareneingänge: Hier besteht die Möglichkeit Wareneingänge ohne Bezug zu einer Beschaffungsmaßnahme anzulegen.

Über den blauen Button öffnet sich die Maske zur Anlage eines Wareneingangs.

Wareneingang anlegen

Beim Anlegen eines Wareneingangs wird die “Wareneingangsnummer“ nach Abschluss des Wareneingangs automatisch durch das System vergeben. Über die Checkbox “Es liegt ein physischer Lieferschein vor” wird angegeben, ob für den Wareneingang ein physischer Lieferschein vorhanden ist.

Liegt kein physischer Lieferschein vor, werden die Felder “Lieferscheinnummer” und „Lieferscheindatum“ nicht freigeschaltet und der Prozess kann ohne diese Angaben fortgesetzt werden. Wird die Checkbox für einen physischen Lieferschein aktiviert, werden die Felder “Lieferscheinnummer” und “Lieferscheindatum” freigeschaltet und müssen befüllt werden. Vor dem Abschluss muss der physische Lieferschein außerdem im Bereich „Anhänge“ mit dem Dokumenttyp „Lieferschein“ hochgeladen werden.

Positionen anlegen

Über den weißen Button “Wareneingangspositionen anlegen” wird erfasst, welche spez. Fachdienstausstattungen Bestandteil der Lieferung sind. Dazu werden zunächst die tatsächlich gelieferten Fachdienstausstattungen über die jeweiligen Checkboxen ausgewählt und anschließend über den blauen Button “Übernehmen” zu den Wareneingangspositionen hinzugefügt. Danach wird für jede Position die entsprechende Liefermenge erfasst.

Sofern für eine Fachdienstausstattung Charakteristiken zu erfassen sind, werden nach Eingabe der Liefermenge die entsprechenden Icons freigeschaltet. Die Charakteristiken können über das Barcode-Icon (mit Tastaturweichenscanners) oder über das Augen-Icon (ohne Tastaturweichenscanner) erfasst werden. Über das Augen-Icon wird eine Maske geöffnet, in der die erforderlichen Charakteristiken eingetragen werden können. Für spez. Fachdienstausstattungen mit Augen-Icon ist die Erfassung der Charakteristiken durchzuführen. Zusätzlich können über das Plus-Icon Wareneingangsaktivitäten erfasst werden.

Sind alle Charakteristiken erfasst worden, kann die Ansicht über den blauen Button “Übernehmen“ geschlossen werden. Anschließend wird die Übersicht des Wareneingangs angezeigt. Über das Feld “Art” können in dieser Ansicht zusätzlich Wareneingangsaktivitäten erfassen werden.

Hinweis: Charakteristiken müssen nicht vollständig erfasst sein, um den Wareneingang abzuschließen. Bei Fahrzeugen sind jedoch die Charakteristiken “Fahrzeug-ID Hersteller”, “Wartungsintervalle” sowie “Fahrgestellnummer” verpflichtend auszufüllen. Die Fahrgestellnummer muss dabei 17 Ziffern lang sein.

Wurde anfangs das Vorliegen eines physischen Lieferscheins ausgewählt, muss dieser hier in den Anhängen mit dem Dokumenttyp “Lieferschein“ hochgeladen werden, bevor der Wareneingang abgeschlossen werden kann. Wurde anfangs ausgewählt, dass kein physischer Lieferschein vorliegt, kann der Wareneingang ohne Hochladen eines Lieferscheins abgeschlossen werden.

Für die angelegten Positionen lässt sich über das Drucker-Icon das Bestands-Etikett des ausgewählten Lagerbestands als Datei herunterladen. Für Fachdienstausstattungen mit Charakteristiken steht zusätzlich über das Augen-Icon im Dialogfenster “Charakteristiken erfassen” ein weiteres Drucker-Icon zur Verfügung. Über das Drucker-Icon kann das Barcode-Etikett der ausgewählten Fachdienstausstattung heruntergeladen werden.

Sind alle Informationen erfasst und die relevanten Wareneingangspositionen hinzugefügt, kann über den blauen Button “Abschließen” der Wareneingang angelegt und abgeschlossen werden.

Wareneingang ablehnen

Ein Wareneingang mit Bezug zu einer Beschaffungsmaßnahme kann direkt über die Lieferübersicht abgelehnt werden. Bei einer Ablehnung werden die Wareneingangspositionen beziehungsweise die Fachdienstausstattungen der Lieferung nicht erfasst. Stattdessen muss vor dem Abschluss im Bereich “Anhänge” eine Mangeldokumentation hinterlegt werden.

Über den weißen Button “Hochladen” wird die zugehörige Maske geöffnet. Im Feld „Dokumenttyp“ wird die Mangeldokumentation ausgewählt. Anschließend kann die relevante Datei per Drag & Drop oder über “Durchsuchen“ hinzugefügt und über den blauen Button hochgeladen werden. Sobald die erforderlichen Informationen erfasst und die Mangeldokumentation hinterlegt wurden, wird die Ablehnung über den blauen Button “Abschließen“ endgültig dokumentiert.

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