Sind die obigen Voraussetzungen erfüllt, dann kann die Aufgabe mit Klick auf den Titel gestartet werden. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet.
Sind noch keine Aufträge zu der Beschaffungsmaßnahme zugeordnet, werden die der Beschaffungsmaßnahme zugehörigen Fachdienstausstattungen unter der Überschrift “Ohne Vertragszuordnung” angezeigt. Ziel ist es, dass alle Fachdienstausstattungen über einen oder mehrere Aufträge abgedeckt sind.
Über den Button “Auftrag zuordnen” kann ein Auftrag der Beschaffungsmaßnahme zugeordnet werden. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet. Im ersten Schritt wird der zur Beschaffungsmaßnahme gehörige Auftrag ausgewählt. Über den blauen Button “Auswählen & Weiter“ kann die Auswahl übernommen werden.
Anschließend werden die im Auftrag enthaltenen Auftragspositionen, einschließlich der spezifischen Fachdienstausstattungen und der jeweils zugeordneten Mengen, angezeigt. Nach Überprüfung der Daten kann über den blauen Button “Zuordnung übernehmen“ die Zuordnung übernommen und der Auftrag der freien Beschaffung hinzugefügt werden.
Nach Klick auf den blauen Button “Zuordnung übernehmen“ wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt. Wurde der korrekte Auftrag zugeordnet, kann die Zuordnung über den blauen Button “OK“ bestätigt werden. Andernfalls kann über den Button “Abbrechen“ zur vorherigen Ansicht zurückgekehrt und die Zuordnung erneut überprüft werden. Nach Bestätigung mit “OK“ wird angezeigt, dass der Auftrag der freien Beschaffung zugeordnet wurde.
Über Klick auf das Pfeil-Icon klappt sich der Eintrag aus und weitere Informationen werden angezeigt. Über das Stift-Icon öffnet sich der bereits angelegte Eintrag. Hier besteht nun die Möglichkeit, die zugeordnete Menge im Feld “Zugeordnet” nochmals anzupassen. Setzt man die zugeordnete Menge auf 0, so wird die Zuordnung entfernt. Über den blauen Button “Zuordnung übernehmen” werden die Änderungen gespeichert und in der Übersicht wird keine Auftragszuordnung mehr angezeigt. Mit Klick auf das Mülleimer-Icon und Bestätigung des Hinweises kann die gesamte Zuordnung für diesen Eintrag entfernt werden.
Nach der Entfernung werden die betroffenen Fachdienstausstattungen unter “Ohne Vertragszuordnung” angezeigt und können über den obigen Prozess einem anderen Auftrag zugewiesen werden. Wird für bereits gelieferte Mengen die Auftragszuordnung entfernt, so hat dies keine Auswirkungen auf den bereits vorhandenen Lagerbestand. Es wird jedoch ein Warnhinweis angezeigt, dass die weitere Verwendung der bereits gelieferten Ware geprüft werden soll.
Dieser Prozess wird so oft durchgeführt, bis alle relevanten Gegenstände bzw. Aufträge dieser Maske hinzugefügt wurden und der Text “Ohne Vertragszuordnung“ nicht mehr sichtbar ist. Zudem wird der blaue Button “Bestätigen & Aufgabe beenden“ freigeschaltet, sodass die Aufgabe abgeschlossen werden kann. Daraufhin wird eine weitere Sicherheitsabfrage eingeblendet. In den Auswahlboxen sind die Hinweise zu bestätigen, dass alle Erprobungen vollständig durchgeführt wurden und nach Abschluss der Aufgabe keine Änderungen an der Bedarfsmeldung mehr vorgenommen werden können.
Wurden die Hinweise bestätigt, kann die Aufgabe über den blauen Button “Bestätigen & Aufgabe beenden“ abgeschlossen werden. Alternativ kann über den Button “Abbrechen“ zur vorherigen Ansicht zurückgekehrt und die Auftragszuordnung erneut überprüft werden.
Nach Bestätigung über den Button “OK“ wird automatisch zur Phasenübersicht der freien Beschaffungsmaßnahme weitergeleitet.
