Nach Initiierung der freien Beschaffung wird zur Detailseite der Beschaffungsmaßnahme weitergeleitet, auf der eine Übersicht der erfassten Informationen angezeigt wird und weitere Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen.

Nachdem die freie Beschaffung aktiv gesetzt wurde, wird die Detailansicht geöffnet. Diese Maske setzt sich aus verschiedenen Bereichen zusammen.

Teil der Detailansicht sind Informationen zu der freien Beschaffung, welche bei der Initiierung der Beschaffungsmaßnahme angegeben wurden, wie z. B. der Titel der Beschaffungsmaßnahme oder der Projektstart und das Projektende. Über den Button “Mehr anzeigen” können weitere, bereits erfasste Informationen angezeigt werden, wie z. B. der Projektzeitplan. Das Feld “Tatsächliches Enddatum” wird automatisch vom System befüllt, sobald die relevanten Arbeitsschritte im System erfasst worden sind. Unterhalb der Erfassungsfelder des Projektzeitplanes wird dieser nochmals in einem Diagramm nachvollziehbarer dargestellt.

Über den Button “Bearbeiten“ und die Auswahlmöglichkeit “Beschaffungsmaßnahme bearbeiten“ können die erfassten Informationen der freien Beschaffung nachträglich angepasst werden. Nach Betätigung des Buttons werden die Felder wieder zur Bearbeitung aktiviert.

Die Freitextfelder sowie “Projektstart“ und “Projektende“ können bearbeitet werden. Die Projektgruppe und die Mitzeichnungskaskade können über das Stift-Icon angepasst und über das Mülleimer-Icon entfernt werden. Ein nachträgliches Hinzufügen von Aufgabenbereich, Einheit / Fähigkeit und ggf. Teileinheit ist bei freien Beschaffungen ohne Bezug zu einsatztaktischen Forderungen nicht möglich.

Auch Änderungen am Projektzeitplan sind möglich. Durch Doppelklick in das entsprechende Feld wird ein Kalender-Icon eingeblendet, über das ein Datum ausgewählt werden kann. Zusätzlich kann ein Datum manuell gemäß der Formatvorgabe (TT.MM.JJJJ) eingetragen werden. Um die Änderungen zu übernehmen, muss noch ein Kommentar angegeben sowie ein Status ausgewählt werden. Das Feld wird nach Eingabe eines Kommentares aktiviert. Über den blauen Button können die Änderungen gespeichert werden. Die Kommentare sowie die dazu erfassten Status werden in der Übersicht der Beschaffungsmaßnahme in einer Änderungshistorie angezeigt.

Zusätzlich steht über den Button “Bearbeiten” auch die Funktion “Bedarfsmeldung bearbeiten” zur Verfügung. Damit kann die Bedarfsmeldung nachträglich bearbeitet werden. Diese ist zu dem Zeitpunkt der Initiierung noch deaktiviert (grau unterlegt) und nicht durchführbar. Die Funktion ist erst verfügbar, wenn

• die Aufgabe “Bedarfsmeldung freigeben” in der 1. Phase, der Konzipierung, durchgeführt wurde,

• und die Aufgabe “Auftragsinformationen für Fachdienstausstattungen ergänzen” in der 2. Phase, der Vergabe, noch nicht abgeschlossen wurde.

Neben dem Button “Bearbeiten“ steht der Button “Historie öffnen“ zur Verfügung. Durch Betätigung des Buttons wird eine Übersicht angezeigt, wann und von welcher Person Änderungen vorgenommen wurden.

Unterhalb des Informationsbereiches werden die verschiedenen Phasen der freien Beschaffung sowie die zugehörigen Aufgaben angezeigt. Das System führt automatisch durch die Phasen und Aufgaben hindurch, indem die Phasen und Aufgaben verschiedene Status annehmen:

• Aktuell: Die Phase wird in blau angezeigt, die Aufgabe in schwarz. Zudem zeigt der Status “Ausstehend” an und vor dem Titel der Aufgabe wird ein blauer Pfeil angezeigt. Diese Aufgaben können mit Klick bearbeitet werden.

• Bevorstehend: Bevorstehende Aufgaben sind ausgegraut ohne Icon mit Status “Ausstehend” und werden erst schwarz angezeigt, sobald die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist.

• Bereits durchgeführt: Abgeschlossene Aufgaben werden schwarz angezeigt und haben vor dem Titel ein Icon mit einem Häkchen. Diese Aufgaben können mit Klick eingesehen werden.

Teil der Detailansicht ist auch ein Anhängebereich. Im Anhängebereich können alle angehängten Dokumente eingesehen sowie weitere Dateien hinzugefügt werden. Im ersten Schritt wird der relevante Dokumententyp ausgewählt. Anschließend können Dokumente per Drag & Drop oder über die Suchfunktion angehängt werden. Mit Klick auf den Button “Hochladen” werden die Dateien zu der freien Beschaffung hinzugefügt. Über den Button “Anhangshistorie öffnen” kann eingesehen werden, wann welches Dokument von welcher Person hochgeladen oder entfernt wurde. Ist eine freie Beschaffung abgeschlossen, können keine weiteren Anhänge mehr hochgeladen oder gelöscht werden.

Zum Einstieg in die 1. Phase “Konzipierung“ wird der Titel der ersten Aufgabe ausgewählt.

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