Bei der Initiierung der freien Beschaffung werden grundlegende Informationen zu der Beschaffungsmaßnahme und zu dem Zeitplan dokumentiert. Die freie Beschaffung kann mit oder ohne Bezug zu einsatztaktischen Forderungen durchgeführt werden.

Wenn als Beschaffungsmaßnahmenart die freie Beschaffung gewählt wurde, wird eine Maske zur Initiierung geöffnet. Vor der Aktivsetzung der Beschaffungsmaßnahme sind verschiedene Informationen zu erfassen.

Die Pflichtfelder (markiert mit * ) müssen zwingend ausgefüllt werden. Sonst kann die Beschaffungsmaßnahme nicht aktiv gesetzt werden.

Bei den meisten Informationsfeldern handelt es sich um Freitextfelder.

Das Feld “BM-Nummer” ist ein optionales Feld und kann hier eingetragen werden, sofern sie schon bekannt ist. Die BM-Nummer muss aber endgültig erst in der Vergabe eingetragen werden.

Bei den Feldern “Projektstart” und “Projektende” kann entweder im relevanten Format (TT.MM.JJJJ) frei eingetippt oder per Kalender-Icon ausgewählt werden. Über das Feld “Präzision“ bei Projektstart und Projektende können die Daten begrenzt werden auf “Tag”, “Woche”, “Monat”, “Quartal” und “Jahr“.

Die Felder “Aufgabenbereich”, “Einheit / Fähigkeit” und “Teileinheit” müssen nur befüllt werden, wenn es sich um eine freie Beschaffung mit Bezug zu einsatztaktischen Forderungen handelt. Im ersten Schritt wird der relevante Aufgabenbereich aus der Auswahlliste ausgewählt. Es können nur Werte ausgewählt werden, welche vorher in den Stammdaten angelegt wurden oder schon vorhanden sind. Nach Auswahl eines Aufgabenbereichs wird das Feld “Einheit / Fähigkeit“ freigeschaltet. Dieses ist ein Pflichtfeld und muss ausgewählt werden. Nach Auswahl der relevanten “Einheit / Fähigkeit“ wird das Feld “Teileinheit“ freigeschaltet. Dieses kann bei Bedarf ausgewählt werden, muss aber nicht. Durch die Auswahl des Aufgabenbereichs, der Einheit / Fähigkeit und ggf. der Teileinheit werden die Stammdaten in den weiteren Aufgaben automatisch limitiert.

Handelt es sich um eine freie Beschaffung ohne Bezug zu einsatztaktischen Forderungen, werden die Felder “Aufgabenbereich“, “Einheit / Fähigkeit“ und “Teileinheit“ nicht befüllt.

Das Feld “Projektgruppe” wird über das Stift-Icon befüllt. Nach Klick auf das Stift-Icon wird ein Pop-up-Fenster geöffnet. In diesem können aus Auswahllisten jeweils ein Projektgruppenleiter sowie die relevanten Projektgruppenmitglieder ausgewählt werden. Die Liste kann durchsucht oder durch Scrollen eingesehen werden.

Das Feld “Mitzeichnungskaskade” kann mit Klick auf das Stift-Icon festgelegt werden. Daraufhin wird eine Auswahlliste geöffnet. Hier können die relevanten Abteilungen und Referate ausgewählt werden. Über das X-Icon können die Auswahlen entfernt werden. Durch Drag & Drop kann die Reihenfolge der Mitzeichnung angepasst werden. Der BfdH ist hier als Standardwert hinterlegt, kann aber entfernt werden.

Der Projektzeitplan ist Teil der Maske der Initiierung einer Beschaffungsmaßnahme. Im Projektzeitplan muss für die freie Beschaffung pro Phase ein geplantes Start- und Enddatum erfasst werden. Das tatsächliche Enddatum wird automatisch vom System eingetragen, sobald die relevanten Arbeitsschritte im System erfasst worden sind.

Durch Doppelklick mit der linken Maustaste in das relevante Feld wird ein Kalender-Icon eingeblendet. Über dieses kann das Datum ausgewählt werden. Zusätzlich kann ein Datum manuell gemäß der Formatvorgabe (TT.MM.JJJJ) eingetragen werden.

Nach Aktivsetzung der freien Beschaffung ist es möglich, Kommentare sowie einen Status zu erfassen. Der Kommentarstatus wird genutzt, um offene Fragen, To-Dos oder Änderungen zu dokumentieren. Werden beispielsweise Änderungen am Projektzeitplan vorgenommen, muss zum Abschluss ein Kommentar eingetragen werden. Nach Erfassung eines Kommentars wird das Feld “Kommentarstatus“ freigeschaltet. Über eine Auswahlliste kann der relevante Status ausgewählt werden. Diese zwei Felder bleiben im weiteren Prozess der Standardbeschaffung sichtbar und können jederzeit bearbeitet und gespeichert werden.

:warning2: Im Kommentarfeld dürfen keine personenbezogenen Daten eingegeben werden.

Zuletzt können Anhänge hochgeladen werden. Anhänge können erst hinzugefügt werden, nachdem die freie Beschaffung aktiv gesetzt wurde, oder wenn nach Füllung aller Pflichtfelder einmal gespeichert wurde (Status = Entwurf). Anschließend können über den Button “Hochladen“ zusätzliche Dateien hinterlegt werden. Ist eine Beschaffungsmaßnahme abgeschlossen, können keine weiteren Anhänge mehr hochgeladen oder gelöscht werden. Über den Button “Anhangshistorie öffnen“ kann eingesehen werden, wann welches Dokument von welcher Person hochgeladen wurde.

Zur Speicherung der Beschaffungsmaßnahme als Entwurf wird der Button “Speichern” ausgewählt. Alternativ kann “Speichern & Schließen“ ausgewählt werden, wodurch zur Übersicht der Beschaffungsmaßnahmen zurückgekehrt wird.

Die Aktivsetzung der freien Beschaffung kann nur von Administratoren oder Systemverwaltern durchgeführt werden. Daher wird der Button hier ausgegraut dargestellt.

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