Stammdaten sind grundlegende Daten, die über einen längeren Zeitraum hinweg unverändert bleiben und für verschiedene Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation verwendet werden. Sie bilden die Basis für Transaktionen und unterstützen die Steuerung operativer Abläufe.

Die Stammdaten sind nach dem Prinzip der einsatztaktischen Forderungen aufgebaut. Dadurch wird sichergestellt, dass jederzeit nachvollziehbar ist, warum sich ein bestimmter Gegenstand auf einem bestimmten Fahrzeug befindet. Zahlreiche Prozesse innerhalb von PRINZIP greifen auf die Stammdaten zurück, z. B. wird bei der Initiierung einer Beschaffungsmaßnahme ein Aufgabenbereich, eine Einheit / Fähigkeit und ggf. eine Teileinheit ausgewählt, während bei der Konzipierung der Beschaffungsmaßnahme z. B. auf Fahrzeugaufgaben und generische Fachdienstausstattungen zurückgegriffen wird.

Zur Verdeutlichung der Zusammenhänge zwischen den Stammdaten dient die folgende Abbildung:

Fachdienstausstattungen (FDA) beschreiben bundeseigene Ausstattungen, die in einer Beschaffungsmaßnahme beschafft werden. Diese werden in PRINZIP als generische und spezifische Fachdienstausstattung unterschieden. Eine generische Fachdienstausstattung entspricht einem zu beschaffenden Gegenstand bis nach dem Vergabeverfahren (produktneutral). ​Einige Beispiele sind: Druckschlauch, Axt oder Warnleuchte.

Über das Stift-Icon können bereits angelegte gen. Fachdienstausstattungen geöffnet und bei Bedarf bearbeitet werden.​

Über den blauen Button „Gen. Fachdienstausstattung anlegen“ kann eine neue gen. Fachdienstausstattung erfasst werden.

Mit Klick auf “Gen. Fachdienstausstattungen” innerhalb der “Bereiche” der Stammdaten öffnet sich eine Übersicht über alle im System angelegten generischen Fachdienstausstattungen inkl. weiterführender Informationen, wie z. B. FDA-Nummer, Materialkategorie, -gruppe und -klasse, sowie Status, Ausstattungstyp und Ersteller und Erstelldatum. Über die verschiedenen Reiter (“Alle”, “Entwurf”, “Wartet auf Freigabe”, “Aktiv”, “Abgelehnt”, “Inaktiv”) kann die Tabelle bereits vorgefiltert genutzt werden.

Mit Klick auf das Stift-Icon vor einem Eintrag öffnet sich die Detailseite der generischen Fachdienstausstattung. Hier werden unterschiedliche Informationen festgehalten:

• Allgemein: Hier werden grundlegende Informationen angezeigt, wie der Titel der generischen Fachdienstausstattung, die Beschreibung und FDA-Nummer sowie mögliche Ausbildungsanforderungen.

• Fachdienstausstattungsklassifizierung: Hier werden die Materialkategorie, Materialgruppe und die Materialklasse angegeben sowie der Ausstattungstyp (Fahrzeug, Fachdienstausstattung, Satz: Ausstattung mit Zubehör, Satz: Konzeptioneller Satz). Zudem kann ggf. eine sachbearbeitende Person angegeben worden sein.

• Technische Beschreibung: Hier werden technische Informationen zu dem Gegenstand geliefert, wie z. B. die Abmaße, das Gewicht und das Material.

• Zusatzinformation

• Zugehörige Fachdienstausstattungsaufgaben

• Zugeordnete Fachdienstausstattungscharakteristiken

• Zugehörige spezifische Fachdienstausstattungen

• Ausrüstungssätze

• Anhänge

• Verknüpfte Beschaffungsmaßnahmen

Um eine gen. Fachdienstausstattung (FDA) anzulegen, müssen die Pflichtfelder und bei Bedarf die optionalen Felder befüllt werden. Der Titel der gen. FDA wird bei der Anlage überprüft.​

Änderung anfragen

Der Status der gen. Fachdienstausstattung wird angezeigt. Ist der Status auf „Aktiv“, muss eine Änderung angefragt werden. Dafür soll auf den Button „Änderung anfragen” geklickt werden. Anschließend erscheint ein auszufüllendes Dialogfenster.​

Ausstattungstyp

In dem Feld „Ausstattungstyp“ wird festgelegt, welche Art des Gegenstandes diese gen. Fachdienstausstattung ist. Möglichkeiten sind hier: Fahrzeuge, Fachdienstausstattung, Satz: Konzeptioneller Satz, Satz: Ausstattung mit Zubehör. ​

Ein Satz: "Konzeptioneller Satz“ bezieht sich auf mehrere Gegenstände, die zur Vereinfachung der Beschaffung gebündelt werden, z.B. Zusammenfassung von Hohlstahlrohr C und C.​

Ein Satz: "Ausstattung mit Zubehör“ bezieht sich auf einen konkreten Gegenstand, der mit Zubehör versehen wird, z.B. eine Traumatasche.​

Zusatzinformation

In dem unteren Teil der Detailseite sind jeweils tabellarisch aufgeführt die:​

• Zugehörigen Fachdienstausstattungsaufgaben​

• Zugeordneten Fachdienstausstattungscharakteristiken​

• Zugehörigen spezifischen Fachdienstausstattungen​

• zu dem Ausstattungssatz zugehörigen Fachdienstausstattungen​

• Ausrüstungssätze​

• Anhänge​

• Verknüpften Beschaffungsmaßnahmen​

Aufgaben

In der Sektion „Zugehörige Fachdienstausstattungsaufgaben“ werden diese tabellarisch aufgeführt. Über den Button können neue Fachdienstausstattungsaufgaben verlinkt/hinzugefügt werden. Über das Mülleimer-Icon könnten diese wieder entfernt werden.​

Hinweis: Generische Fachdienstausstattungen bleiben aktiv, auch wenn die zugehörige Fachdienstausstattungsaufgabe oder die Bereichsaufgabe inaktiv sind.

Charakteristiken

In der Sektion „Zugehörige Fachdienstausstattungscharakteristiken“ werden diese tabellarisch aufgeführt. Charakteristiken sind individuelle Felder für verschiedene Fachdienstausstattungen, welche sich auf ein konkretes Modell/Ausprägung beziehen, wie z.B. die Seriennummer, Chargennummer, Bestückungsnummer, Fahrgestellnummer, oder das Ablaufdatum.​

Über den Button links oben können neue Fachdienstausstattungscharakteristiken verlinkt/hinzugefügt werden. Über das Mülleimer-Icon können diese wieder entfernt werden.​

Hinweis: Die an der generischen Fachdienstausstattung konfigurierten Charakteristiken werden, je nach Charakteristik, zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfasst. ​
Charakteristiken, die sich auf ein konkretes Modell beziehen (z.B. Gewährleistungszeitraum), werden an der jeweiligen spezifischen Fachdienstausstattung erfasst. ​
Charakteristiken, die sich auf eine Instanz dieses Modells beziehen (z.B. Seriennummer, Ablaufdatum) werden erst beim Wareneingang oder bei der Bestückung erfasst.

Anlage eines Ausrüstungssatzes

Wenn in der Detailansicht einer generischen Fachdienstausstattung unter Ausstattungstyp (Drop-down) ein Satz gewählt wurde und diese Einstellung gespeichert wurde, erscheint die Sektion “Zugehörige Fachdienstausstattung”. Hier können über den Button „Fachdienstausstattung zuordnen“ die gewünschte Fachdienstausstattung ausgewählt werden, welche zu diesem Satz gehören, sodass diese dann in der tabellarischen Ansicht dargestellt werden. Über das Mülleimer-Icon können diese wieder entfernt werden.​ Es werden nur gen. FDAs im Status „aktiv” zur Auswahl angezeigt.

In der Sektion „Ausrüstungssätze“ kann man im Gegenzug sehen, innerhalb welcher Sätze die aktuelle Fachdienstausstattung vorkommt.

Ein Satz kann erst freigegeben werden, wenn alle Satzbestandteile den Status „aktiv” haben.
Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint die folgende Fehlermeldung: „Die Freigabe kann nicht erfolgen, da der Satz nicht freigegebene Satzbestandteile enthält. Bitte geben Sie erst die Satzbestandteile frei.”

Beschaffungsmaßnahme

In der Sektion “Verknüpfte Beschaffungsmaßnahmen” ist eine Auflistung aller verknüpften Beschaffungsmaßnahmen aufgestellt. Über das Link-Icon kann die gewünschte BM direkt geöffnet werden.

Abschluss und Freigabe

Wenn alle relevanten Informationen erfasst wurden, kann man für den Eintrag über den blauen Button „Freigabe anfragen & Schließen“ die Prüfung der gen. Fachdienstausstattung starten. Daraufhin wird der Eintrag gespeichert und man gelangt zurück zur Übersicht über alle gen. Fachdienstausstattungen.​

Hinweis: Beim ersten Anlegen einer gen. FDA kann diese entweder gespeichert (Status „Entwurf”) oder die Freigabe angefragt werden (Status „Wartet auf Freigabe”).

Nutzende, welche nicht für die Freigabe von gen. Fachdienstausstattungen freigeschaltet sind, können die gen. FDA nur im lesenden Zugriff sehen (nicht bearbeitbar). Dies gilt für die folgenden Status: Wartet auf Freigabe / Aktiv / Inaktiv.

Die Nutzenden mit den entsprechenden Rechten können nun die gen. FDA prüfen und freigeben oder ablehnen. Durch die Freigabe wechselt die gen. Fachdienstausstattung in den Status „aktiv”. Bei „Ablehnung” der gen. FDA muss ein Kommentar hinterlegt werden. Der Status der gen. FDA wechselt auf „Abgelehnt” und die gen. FDA kann erneut bearbeitet und zur Freigabe angefragt werden.

Nutzende können über den Button „Änderung anfragen” bei gen. FDA im Status „Wartet auf Freigabe” und „Aktiv” Änderungen anfragen. Hierunter fallen sowohl fachliche Anpassungen als auch Deaktivierungsanfragen. Die Nutzenden mit Bearbeitungsberechtigung für gen. FDA in diesem Status werden per Benachrichtigung über die Änderungswünsche informiert und können diese vornehmen.

Für die Anlage einer generischen Fachdienstausstattung wurde ein Freigabeprozess implementiert. Dieser stellt sicher, dass jede Neuanlage einer gen. Fachdienstausstattung von einem
anderen Nutzenden geprüft wird und anschließend freigegeben oder abgelehnt wird. Die Anlage einer gen. Fachdienstausstattung erfolgt durch einen Nutzenden mit dem Privileg „Gen.
Fachdienstausstattungen anlegen“. Die Prüfung erfolgt durch einen Nutzenden mit dem Privileg „Gen. Fachdienstausstattungen verwalten“. Der Prozess inklusive Status wird in der folgenden
Abbildung dargestellt.

Übersicht

Auf der Übersichtsseite der generischen Fachdienstausstattungen sind Reiter (ALLE - ENTWURF - WARTET AUF FREIGABE - AKTIV - ABGELEHNT - INAKTIV) hinzugefügt, die das Filtern anhand des Status vereinfachen.

Detailansicht – Gen. Fachdienstausstattung im Status „Entwurf”

Beim ersten Anlegen einer gen. Fachdienstausstattung kann diese entweder gespeichert (Status „Entwurf”) oder die Freigabe angefragt werden (Status „Wartet auf Freigabe”).

Detailansicht – Gen. Fachdienstausstattung im lesenden Zustand

Nutzende, welche nicht für die Freigabe von gen. Fachdienstausstattungen freigeschaltet sind, können die gen. FDA nur im lesenden Zugriff sehen (nicht bearbeitbar). Dies gilt für die folgenden Status:

• Wartet auf Freigabe

• Aktiv

• Inaktiv

Detailansicht – Gen. Fachdienstausstattung im Status „Wartet auf Freigabe”

Die Nutzenden mit den entsprechenden Rechten können nun die gen. Fachdienstausstattung prüfen und freigeben oder ablehnen. Durch die Freigabe wechselt die gen. Fachdienstausstattung in den Status „Aktiv”.
Bei Ablehnung der gen. Fachdienstausstattung muss ein Kommentar hinterlegt werden. Der Status der gen. Fachdienstausstattung wechselt auf „Abgelehnt” und die gen. FDA kann erneut bearbeitet und zur Freigabe angefragt werden.

Detailansicht – Gen. Fachdienstausstattung „Änderung anfragen”

Nutzende können über den Button „Änderung anfragen” bei gen. Fachdienstausstattungen im Status „Wartet auf Freigabe” und „Aktiv” Änderungen anfragen. Hierunter fallen sowohl fachliche Anpassungen als auch Deaktivierungsanfragen.

Die Nutzenden mit Bearbeitungsberechtigung für gen. FDA in diesem Status werden per Benachrichtigung über die Änderungswünsche informiert und können diese vornehmen.

…