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Voraussetzungen
Um einen Optionsabruf anlegen zu können, muss bereits eine zugehörige Standardbeschaffung angelegt sein, in welcher Optionsmengen in der Konzipierung eingetragen wurden. Zudem muss die Vergabe-Phase der Standardbeschaffung abgeschlossen und die relevanten Optionsmengen im zugehörigen Auftrag der Fahrzeuge angegeben worden sein.
Hinweise
Informationen, wie z. B. Aufgabenbereich, Einheit / Fähigkeit, Teileinheit, Projektgruppe oder Mitzeichnungskaskade werden direkt aus der zugehörigen Standardbeschaffung übernommen.
Das Feld “Umfang” kann nicht bearbeitet werden, da hier zu Beginn schon der Optionsabruf gewählt wurde.
Es besteht die Möglichkeit, identische Daten innerhalb des Projektzeitplans über die darauffolgenden Hierarchieebenen hinweg zu kopieren.
Die Aktivsetzung der Standardbeschaffung kann nur von Administratoren oder Systemverwaltern durchgeführt werden. Daher wird der Button hier ausgegraut dargestellt.
:warning2: Im Kommentarfeld dürfen keine personenbezogenen Daten eingegeben werden.
Kurzbeschreibung einblenden
Bei der Initiierung des Optionsabrufes werden grundlegende Informationen zu der Beschaffungsmaßnahme und zu dem Zeitplan dokumentiert. Der Prozess eines Optionsabrufs ist identisch zu dem einer Standardbeschaffung mit der Aufnahme, dass es weniger Phasen und Aufgaben auszufüllen gibt.
Detailprozess einblenden
Wenn als Beschaffungsmaßnahmenart der Optionsabruf gewählt wurde, öffnet sich eine Maske zur Initiierung. Hier müssen verschiedene Informationen erfasst werden, bevor man die Beschaffungsmaßnahme aktiv setzen kann.
Die Pflichtfelder (markiert mit * ) müssen zwingend ausgefüllt werden. Sonst kann die Beschaffungsmaßnahme nicht aktiv gesetzt werden. Bei den meisten Informationsfeldern handelt es sich um Freitextfelder.
Das Feld “BM-Nummer” ist ein optionales Feld und kann hier eingetragen werden, sofern sie schon bekannt ist. Die BM-Nummer muss aber endgültig erst in der Vergabe eingetragen werden.
Bei den Feldern “Projektstart” und “Projektende” kann entweder im relevanten Format (TT.MM.JJJJ) frei eingetippt oder per Kalender-Icon ausgewählt werden. Über das Feld “Präzision” bei Projektstart und Projektende können die Daten begrenzt werden auf “Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr”.
Die Felder “Aufgabenbereich”, “Einheit / Fähigkeit” und “Teileinheit” sowie “Projektgruppe” und “Mitzeichnungskaskade” sind bereits ausgefüllt und können nicht geändert werden, da sie automatisch aus der zugehörigen Standardbeschaffung übernommen werden.
Detailprozess einblenden
Der Projektzeitplan ist Teil der Maske der Initiierung einer Beschaffungsmaßnahme. Im Projektzeitplan muss für den Optionsabruf pro Phase ein geplantes Start- und Enddatum erfasst werden. Das tatsächliche Enddatum wird automatisch vom System eingetragen, sobald die relevanten Arbeitsschritte im System erfasst worden sind.
Durch Doppelklick mit der linken Maustaste in das relevante Feld erscheint ein Kalender-Icon, über welches man das Datum auswählen kann. Zusätzlich kann auch manuell basierend auf der Formatvorgabe (TT.MM.JJJJ) ein Datum eintragen werden.
Nach Aktivsetzung des Optionsabrufes ist es möglich, Kommentare sowie einen Status zu erfassen. Der Kommentarstatus wird genutzt, um offene Fragen, To-Dos oder Änderungen zu dokumentieren. Wenn man zum Beispiel nachträglich den Projektzeitplan ändert, muss zum Abschluss ein Kommentar eingetragen werden. Ist ein Kommentar eingetragen, dann schaltet sich das Feld “Kommentarstatus” frei. Hier kann über eine Auswahlliste dann der relevante Status ausgewählt werden. Diese zwei Felder bleiben im weiteren Prozess des Optionsabrufs sichtbar und können jederzeit bearbeitet und gespeichert werden.
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Detailprozess einblenden
In dem ein- und ausklappbaren Bereich “Voraussichtliche Fahrzeuganlieferungen” können Einträge und Informationen zu zukünftigen Lieferungen hinterlegt werden.
Ein Eintrag kann über den Button “Geplanten Liefertermin hinzufügen” angelegt werden. Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Mit Klick auf den Button “Eintrag hinzufügen” öffnet sich eine Maske zur Erfassung der Informationen. Hier müssen die Pflichtfelder (markiert mit * ) eingetragen werden, über Präzision kann der Liefertermin spezifiziert werden. Optional kann eine Fahrzeug-Position ausgewählt werden. Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten an Fahrzeug-Positionen werden innerhalb der Bewirtschaftung in der Lebenslaufakte angelegt und hier gesammelt zur Auswahl gestellt.
Es besteht die Möglichkeit, direkt weitere Einträge über den Button “Eintrag hinzufügen” einzutragen. Um die Informationen zu übernehmen, wird der blaue Button “Übernehmen” betätigt. Die Einträge werden nun in dem Bereich innerhalb der Initiierung angezeigt.
Sobald der Optionsabruf aktiv gesetzt wurde oder sich im Status “Entwurf” befindet (es wurde einmal zwischengespeichert), werden die hier eingetragenen Informationen zu Fahrzeuganlieferungen zentral im Reporting unter Fahrzeuganlieferungen Reporting angezeigt.
Detailprozess einblenden
Zuletzt gibt es noch die Möglichkeit Anhänge hochzuladen. Anhänge können erst hinzugefügt werden, nachdem der Optionsabruf aktiv gesetzt wurde, oder wenn nach Füllung aller Pflichtfelder einmal gespeichert wurde (Status = “Entwurf”). Ist dies geschehen, so können über den Button “Hochladen” zusätzliche Dateien hinterlegt werden. Ist eine Beschaffungsmaßnahme abgeschlossen, können keine weiteren Anhänge mehr hochgeladen oder gelöscht werden.
Unterhalb der Anhänge befindet sich der Bereich “Aufträge”. Hier werden automatisch verbundene Aufträge angezeigt, welche aus der zugehörigen Standardbeschaffung stammen. Weiterführende Informationen zu den Aufträgen können mit Klick auf das Link-Icon eingesehen werden.
Detailprozess einblenden
Um den Optionsabruf als Entwurf zu speichern, wird entweder auf “Speichern” geklickt und die Maske bleibt bestehen oder es wird auf “Speichern & Schließen” geklickt. Dabei wird zurück zur Übersicht über alle Beschaffungsmaßnahmen geleitet.
Die Aktivsetzung des Optionsabrufs kann nur von Administratoren oder Systemverwaltern durchgeführt werden. Daher wird der Button hier ausgegraut dargestellt.
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