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Nach Initiierung des Optionsabrufs wird zur Detailseite der Beschaffungsmaßnahme weitergeleitet, auf der eine Übersicht der erfassten Informationen angezeigt wird und weitere Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen.

Nachdem der Optionsabruf aktiv gesetzt wurde, wird die Detailansicht geöffnet. Diese Maske setzt sich aus verschiedenen Bereichen zusammen.

Detailansicht eines Optionsabrufs

Teil der Detailansicht sind Informationen zu dem Optionsabruf, welche bei der Initiierung der Beschaffungsmaßnahme angegeben wurden, wie z. B. der Titel der Beschaffungsmaßnahme oder der Projektstart und das Projektende. Über den Button “Mehr anzeigen” können weitere, bereits erfasste Informationen angezeigt werden, wie z. B. der Projektzeitplan. Das Feld “Tatsächliches Enddatum” wird automatisch vom System befüllt, sobald die relevanten Arbeitsschritte im System erfasst worden sind. Unterhalb der Erfassungsfelder des Projektzeitplanes wird dieser nochmals in einem Diagramm nachvollziehbarer dargestellt.

Zudem stehen im oberen Bereich der Detailansicht weitere Funktionen zur Verfügung: “Bearbeiten” und “Historie öffnen”.

Über den Button “Bearbeiten“ und die Auswahlmöglichkeit “Beschaffungsmaßnahme bearbeiten“ können die erfassten Informationen des Optionsabrufs nachträglich angepasst werden. Nach Betätigung des Buttons werden die Felder wieder zur Bearbeitung aktiviert. Die Freitextfelder sowie “Projektstart“ und “Projektende“ können bearbeitet werden. Eine Änderung der Felder “Projektgruppe” und “Mitzeichnungskaskade” sowie “Aufgabenbereich”, “Einheit / Fähigkeit” und ggf. “Teileinheit” ist bei Optionsabrufen nicht möglich, da diese Informationen aus der zugeordneten Standardbeschaffung übernommen werden.

Auch Änderungen am Projektzeitplan sind möglich. Durch Doppelklick in das entsprechende Feld wird ein Kalender-Icon eingeblendet, über das ein Datum ausgewählt werden kann. Zusätzlich kann ein Datum manuell gemäß der Formatvorgabe (TT.MM.JJJJ) eingetragen werden. Um die Änderungen zu übernehmen, muss noch ein Kommentar angegeben sowie ein Status ausgewählt werden. Das Feld wird nach Eingabe eines Kommentares aktiviert. Über den blauen Button können die Änderungen gespeichert werden. Die Kommentare sowie die dazu erfassten Status werden in der Übersicht der Beschaffungsmaßnahme in einer Änderungshistorie angezeigt.

:warning2: Im Kommentarfeld dürfen keine personenbezogenen Daten eingegeben werden.

Über den Button “Bearbeiten” wird auch die Funktion “Fahrzeugkonfiguration bearbeiten” angezeigt. Diese Funktion ist hier ausgegraut und nicht durchführbar, da die Fahrzeugkonfiguration fest aus der zugehörigen Standardbeschaffung übernommen wird und nicht verändert werden kann.

Neben dem Button “Bearbeiten“ steht der Button “Historie öffnen“ zur Verfügung. Durch Betätigung des Buttons wird eine Übersicht angezeigt, wann und von welcher Person Änderungen vorgenommen wurden.

Phasen einer freien Beschaffung

Unterhalb des Informationsbereiches werden die verschiedenen Phasen des Optionsabrufs sowie die zugehörigen Aufgaben angezeigt. Das System führt automatisch durch die Phasen und Aufgaben hindurch, indem die Phasen und Aufgaben verschiedene Status annehmen:

• Aktuell: Die Phase wird in blau angezeigt, die Aufgabe in schwarz. Zudem zeigt der Status “Ausstehend” an und vor dem Titel der Aufgabe wird ein blauer Pfeil angezeigt. Diese Aufgaben können mit Klick bearbeitet werden.

• Bevorstehend: Bevorstehende Aufgaben sind ausgegraut ohne Icon mit Status “Ausstehend” und werden erst schwarz angezeigt, sobald die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist.

• Bereits durchgeführt: Abgeschlossene Aufgaben werden schwarz angezeigt und haben vor dem Titel ein Icon mit einem Häkchen. Diese Aufgaben können mit Klick eingesehen werden.

Anhänge und Aufträge

Teil der Detailansicht ist auch ein Anhängebereich. Im Anhängebereich können alle angehängten Dokumente eingesehen sowie weitere Dateien hinzugefügt werden. Im ersten Schritt wird der relevante Dokumententyp ausgewählt. Anschließend können Dokumente per Drag & Drop oder über die Suchfunktion angehängt werden. Mit Klick auf den Button “Hochladen” werden die Dateien zu dem Optionsabruf hinzugefügt. Über den Button “Anhangshistorie öffnen” kann eingesehen werden, wann welches Dokument von welcher Person hochgeladen oder entfernt wurde. Ist ein Optionsabruf abgeschlossen, können keine weiteren Anhänge mehr hochgeladen oder gelöscht werden.

Unterhalb der Anhänge wird der Bereich “Aufträge” angezeigt. Hier wird eine Übersicht über alle verbundene Aufträge gegeben, welche durch die Zuordnung zu einer bestehenden Standardbeschaffung automatisch übertragen werden. Weiterführende Informationen zu den Aufträgen können mit Klick auf das Link-Icon eingesehen werden.

Zum Einstieg in die 1. Phase, der “Konzipierung“, wird der Titel der ersten Aufgabe angeklickt.

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