Die zweite Phase eines Optionsabrufs, die Vergabe, ermöglicht die Dokumentation und Erfassung von Informationen aus dem Vergabeverfahren sowie die Dokumentation der Zuschlagserteilung, d.h. Übersenden der endgültigen Vertragsunterlagen an das BBK.
Der Optionsabruf ist immer mit einer bereits angelegten Standardbeschaffung verbunden, da innerhalb der Standardbeschaffung bereits Optionsmengen angegeben werden, die über den Optionsabruf abgerufen werden können. Dementsprechend müssen bei der Anlage des Auftrags der Standardbeschaffung alle Fachdienstausstattungen (Fahrzeuge) für den Optionsabruf als separate Positionen erfasst werden. Für jede Fachdienstausstattungsposition, die einem Optionsabruf zugeordnet ist, muss in der Spalte “Anzahltyp” der Wert “Optionsmenge” hinterlegt werden. Andernfalls wird die betreffende Standardbeschaffung nicht im Drop-Down-Menü zur Auswahl der Beschaffungsmaßnahme angezeigt, wenn ein Optionsabruf angelegt werden soll. Für die Ausrüstungsgegenstände des Optionsabrufs kann ggf. auch schon ein Auftrag innerhalb der Standardbeschaffung angelegt worden sein.
In der zweiten Phase gibt es 4 Aufgaben: