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Bei der Initiierung der Standardbeschaffung werden grundlegende Informationen zu der Beschaffungsmaßnahme und zu dem Zeitplan dokumentiert.

Wenn als Beschaffungsmaßnahmenart die Standardbeschaffung gewählt wurde, öffnet sich eine Maske zur Initiierung. Hier müssen verschiedene Informationen erfasst werden, bevor man die Beschaffungsmaßnahme aktiv setzen kann.

Die Pflichtfelder (markiert mit * ) müssen zwingend ausgefüllt werden. Sonst kann die Beschaffungsmaßnahme nicht aktiv gesetzt werden. Bei den meisten Informationsfeldern handelt es sich um Freitextfelder.

Das Feld “BM-Nummer” ist ein optionales Feld und kann hier eingetragen werden, sofern sie schon bekannt ist. Die BM-Nummer muss aber endgültig erst in der Vergabe eingetragen werden.

Bei den Feldern “Projektstart” und “Projektende” kann entweder im relevanten Format (TT.MM.JJJJ) frei eingetippt oder per Kalender-Icon ausgewählt werden. Über das Feld “Präzision” bei Projektstart und Projektende können die Daten begrenzt werden auf “Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr”.

Die Felder “Aufgabenbereich”, “Einheit / Fähigkeit” und “Teileinheit” müssen zwingend ausgewählt werden. Es können nur Werte ausgewählt werden, welche vorher in den Stammdaten angelegt wurden oder schon vorhanden sind. Im ersten Schritt wählt man den relevanten Aufgabenbereich aus der Auswahlliste aus. Hat man einen Aufgabenbereich ausgewählt, so schaltet sich das Feld “Einheit / Fähigkeit” frei. Dieses ist ein Pflichtfeld und muss ausgewählt werden. Hat man die relevante “Einheit / Fähigkeit” ausgewählt, so wird das Feld “Teileinheit” freigeschaltet. Dieses kann bei Bedarf ausgewählt werden, muss aber nicht. Durch die Auswahl des Aufgabenbereichs, der Einheit / Fähigkeit und ggf. der Teileinheit werden die Stammdaten in den weiteren Aufgaben automatisch limitiert, da die Stammdaten untereinander verlinkt sind.

Das Feld “Projektgruppe” wird über das Stift-Icon befüllt. Klickt man auf das Stift-Icon, dann öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, wo man aus Auswahllisten jeweils einen Projektgruppenleiter und die relevanten Projektgruppenmitglieder auswählen kann. Hier kann man durch die Liste scrollen oder nach den Namen der relevanten Personen suchen.

Das Feld “Mitzeichnungskaskade” kann mit Klick auf das Stift-Icon festgelegt werden. Daraufhin öffnet sich eine Auswahlliste. Hier können die relevanten Abteilungen und Referate ausgewählt werden. Über das X-Icon können die Auswahlen entfernt werden. Durch Drag & Drop kann die Reihenfolge der Mitzeichnung angepasst werden. Der BfdH ist hier als Standardwert hinterlegt, kann aber entfernt werden.

Der Projektzeitplan ist Teil der Maske der Initiierung einer Beschaffungsmaßnahme. Im Projektzeitplan muss für die Standardbeschaffung pro Phase ein geplantes Start- und Enddatum erfasst werden. Das tatsächliche Enddatum wird automatisch vom System eingetragen, sobald die relevanten Arbeitsschritte im System erfasst worden sind.

Durch Doppelklick mit der linken Maustaste in das relevante Feld erscheint ein Kalender-Icon, über welches man das Datum auswählen kann. Zusätzlich kann auch manuell basierend auf der Formatvorgabe (TT.MM.JJJJ) ein Datum eintragen werden.

Nach Aktivsetzung der Standardbeschaffung ist es möglich, Kommentare sowie einen Status zu erfassen. Der Kommentarstatus wird genutzt, um offene Fragen, To-Dos oder Änderungen zu dokumentieren. Wenn man zum Beispiel nachträglich den Projektzeitplan ändert, muss zum Abschluss ein Kommentar eingetragen werden. Ist ein Kommentar eingetragen, dann schaltet sich das Feld “Kommentarstatus” frei. Hier kann über eine Auswahlliste dann der relevante Status ausgewählt werden. Diese zwei Felder bleiben im weiteren Prozess der Standardbeschaffung sichtbar und können jederzeit bearbeitet und gespeichert werden.

In dem ein- und ausklappbaren Bereich “Voraussichtliche Fahrzeuganlieferungen” können Einträge und Informationen zu zukünftigen Lieferungen hinterlegt werden.

Ein Eintrag kann über den Button “Geplanten Liefertermin hinzufügen” angelegt werden. Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Mit Klick auf den Button “Eintrag hinzufügen” öffnet sich eine Maske zur Erfassung der Informationen. Hier müssen die Pflichtfelder (markiert mit * ) eingetragen werden, über Präzision kann der Liefertermin spezifiziert werden. Optional kann eine Fahrzeug-Position ausgewählt werden. Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten an Fahrzeug-Positionen werden innerhalb der Bewirtschaftung in der Lebenslaufakte angelegt und hier gesammelt zur Auswahl gestellt.

Es besteht die Möglichkeit, direkt weitere Einträge über den Button “Eintrag hinzufügen” einzutragen. Um die Informationen zu übernehmen, wird der blaue Button “Übernehmen” betätigt. Die Einträge werden nun in dem Bereich innerhalb der Initiierung angezeigt.

Sobald die Standardbeschaffung aktiv gesetzt wurde oder sich im Status = Entwurf befindet (es wurde einmal zwischengespeichert), werden die hier eingetragenen Informationen zu Fahrzeuganlieferungen zentral im Reporting unter Fahrzeuganlieferungen Reporting angezeigt.

Zuletzt gibt es noch die Möglichkeit Anhänge hochzuladen. Anhänge können erst hinzugefügt werden, nachdem die Standardbeschaffung aktiv gesetzt wurde, oder wenn nach Füllung aller Pflichtfelder einmal gespeichert wurde (Status = Entwurf). Ist dies geschehen, so können über den Button “Hochladen” zusätzliche Dateien hinterlegt werden.

Ist eine BM abgeschlossen, können keine weiteren Anhänge mehr hochgeladen oder gelöscht werden. Über den Button “Anhangshistorie öffnen” kann eingesehen werden, wann welches Dokument von welcher Person hochgeladen wurde.

Um die Standardbeschaffung als Entwurf zu speichern, wird entweder auf “Speichern” geklickt und die Maske bleibt bestehen oder es wird auf “Speichern & Schließen” geklickt. Dabei wird zurück zur Übersicht über alle Beschaffungsmaßnahmen geleitet.

Die Aktivsetzung der Standardbeschaffung kann nur von Administratoren oder Systemverwaltern durchgeführt werden. Daher wird der Button hier ausgegraut dargestellt.

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