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Im Bereich „Aufträge“ werden alle angelegten Aufträge angezeigt und verwaltet. Es können neue Aufträge erstellt sowie bestehende Aufträge bearbeitet werden. Ein Auftrag dient der Zuordnung von spezifischen Fachdienstausstattungen und Fahrzeugen zu einem Auftragnehmer. Darüber hinaus können Auftragspositionen direkt oder auf Basis einer Beschaffungsmaßnahme hinzugefügt werden. Optional können Dokumente und weitere Nachweise als Anhänge gespeichert werden.

Übersicht aufrufen

Unter „Aufträge“ wird eine Übersicht aller angelegten Aufträge angezeigt. Bestehende Aufträge können über das Stift-Icon geöffnet werden. In der Detailansicht werden neben den allgemeinen Auftragsinformationen die zugeordneten Auftragspositionen angezeigt.

Auftrag anlegen

Über den Button „Auftrag anlegen“ wird ein neuer Auftrag erfasst. Zunächst werden die Pflichtfelder und optionalen Felder ausgefüllt. Der Auftragnehmer wird über das Feld „Auftragnehmer“ ausgewählt.

Anschließend werden die Auftragspositionen erfasst. Die Zuordnung der spezifischen Fachdienstausstattungen kann auf zwei Arten erfolgen:

• Über „Auftragsposition anlegen“

• Über „Auftragspositionen anlegen mit BM-Vorlage“

Zuordnung über „Auftragsposition anlegen“

Es werden alle in den Stammdaten angelegten spezifischen Fachdienstausstattungen angezeigt. Die gewünschten Einträge werden ausgewählt und anschließend über „Übernehmen“ dem Auftrag hinzugefügt.

Zuordnung über „Auftragspositionen anlegen mit BM-Vorlage“

Zunächst wird die zugehörige Beschaffungsmaßnahme ausgewählt. Anschließend werden generische und spezifische Fachdienstausstattungen ausgewählt und über „Übernehmen“ dem Auftrag hinzugefügt. Dieser Vorgang kann mehrfach durchgeführt werden, ohne dass die Maske geschlossen werden muss.

Nach der Übernahme werden für alle Auftragspositionen Anzahl und Anzahltyp erfasst. Optional können Liefertermine hinterlegt werden. Anschließend kann der Auftrag gespeichert werden.

Anhänge hinzufügen

Nach dem ersten Speichern des Auftrags wird die Funktion „Hochladen“ aktiviert. Anschließend können Dokumente zum Auftrag hochgeladen werden. Nach dem Hochladen ist kein weiteres Speichern erforderlich. Wird kein Anhang hinzugefügt, kann der Auftrag über „Speichern & Schließen“ abgeschlossen werden.

Offene Mengen einer Auftragsposition stornieren

Auf der Detailseite eines Auftrags befindet sich am Beginn jeder Auftragsposition ein Stornierungs-Icon mit dem Menüpunkt „Offene Menge stornieren“. Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn eine offene Menge vorhanden ist und die erforderliche Berechtigung vorliegt. Für Fahrzeugpositionen mit gelieferten oder nur zugeordneten Mengen ist die Funktion deaktiviert.

Die offene Menge berechnet sich aus:

Anzahl − Gelieferte Menge − Stornierte offene Menge

Nach Auswahl öffnet sich das Pop-up „Stornierung von offenen Mengen“ mit folgenden Informationen:

• Generische FDA

• Hersteller

• Modell

• Offene Menge

• Offene Menge ohne BM-Zuweisung

• Gelieferte Menge

Folgende Eingaben sind möglich:

• Stornierungsgrund (Pflichtfeld)

• Kommentar

• Zu stornierende offene Menge (Pflichtfeld)

Beim Übernehmen wird geprüft, dass die zu stornierende Menge die „Offene Menge ohne BM-Zuweisung“ nicht überschreitet. Anschließend erscheint ein Warnhinweis, dass die Stornierung nicht rückgängig gemacht werden kann und nach Durchführung der Anzahltyp nicht mehr bearbeitet werden kann. Erst nach dem Speichern des Auftrags wird die Stornierung dauerhaft übernommen.

Gesamtauftrag stornieren

Auf der Detailseite eines Auftrags steht in der Fußzeile die Funktion „Gesamtauftrag stornieren“ zur Verfügung. Die Funktion kann nur genutzt werden, wenn keine gelieferten Mengen, keine Fahrzeuge mit BM-Zuordnung und keine ungespeicherten Änderungen vorhanden sind.

Nach Auswahl öffnet sich das Pop-up „Stornierung des Gesamtauftrags“. Angezeigt werden die betroffenen Beschaffungsmaßnahmen. Zusätzlich müssen ein Stornierungsgrund und optional ein Kommentar erfasst werden.

Nach Bestätigung:

• werden alle verbleibenden offenen Mengen storniert,

• werden vorhandene BM-Verknüpfungen aufgehoben

• in der BM Aufgabe XXX

  • erhalten betroffene FDAs wieder den Status „Ohne Vertragszuordnung“

• wird der Auftragsstatus auf „Storniert“ gesetzt,

• wird der Auftrag schreibgeschützt dargestellt.

Stornierte Aufträge anzeigen

Bei stornierten Aufträgen wird ein Informationsbanner angezeigt. Dieses enthält:

• Datum der Stornierung

• ausführenden Nutzer

• Stornierungsgrund

• Stornierungskommentar

• betroffene Beschaffungsmaßnahme(n)

Die Bezeichnung „Zugeordnete BM-Nummern“ wird durch „Zum Zeitpunkt der Stornierung zugeordnete BM-Nummern“ ersetzt. Der Auftrag bleibt lesend verfügbar.

Stornierungsdokumentation einsehen

Für jede Auftragsposition wird eine Stornierungsdokumentation geführt. Diese enthält Informationen zu:

• stornierter Menge,

• stornierter offener Menge,

• stornierter gelieferter Menge,

• Zeitpunkt der Stornierung,

• ausführendem Nutzer,

• Stornierungsgrund,

• Stornierungskommentar.

Bereits erfasste Stornierungen können eingesehen, jedoch nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Auftragszuordnung gelieferter Mengen entfernen

In den Aufgaben „Auftragsinformationen ergänzen“ sowie „Auftragsinformationen für FDAs ergänzen“ kann die Zuordnung bereits gelieferter Mengen aufgehoben werden. Die Entfernung erfolgt entweder durch das Setzen der zugeordneten Menge auf 0 oder über das Mülleimer-Icon.

Nach der Entfernung:

• werden die betroffenen FDAs unter „Ohne Vertragszuordnung“ angezeigt,

• können die FDAs über „+Auftrag zuordnen“ einem anderen Auftrag zugewiesen werden,

• bleibt die gelieferte Menge unverändert bestehen,

• entstehen keine Auswirkungen auf den Lagerbestand.

Bei der Entfernung gelieferter Mengen wird ein zusätzlicher Warnhinweis angezeigt, dass die weitere Verwendung der bereits gelieferten Ware geprüft werden soll. Für Fahrzeuge steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Benachrichtigungen zu Auftragsstornierungen

Bei der Stornierung einzelner Auftragspositionen, der Stornierung von Optionsmengen oder einer Gesamtauftragsstornierung wird eine Benachrichtigung erzeugt. Empfänger sind:

• Admins

• Systemverwalter

• Ersteller des betroffenen Auftrags

Die Benachrichtigung wird über das Glocken-Icon bereitgestellt.

Für Positionsstornierungen lautet der Benachrichtigungstext:

Im Auftrag XY wurde mindestens eine Auftragsposition storniert.

Für Gesamtauftragsstornierungen lautet der Benachrichtigungstext:

Der Auftrag XY wurde storniert.

Durch Auswahl der Benachrichtigung wird direkt zum betroffenen Auftrag navigiert.

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